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제대로 된 비즈니스 문서로 나를 표현하다 | 리뷰카테고리 2019-11-30 00:13
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[도서]비즈니스 문서 작성의 기술

강성범,정수용 공저
영진닷컴 | 2016년 07월

내용     편집/구성     구매하기

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입사를 한 뒤 처음으로 보고서를 들고 갔을 때를 회상해보면

정말 아찔한 기분이 든다.

그땐 결재판이 뭔지도 몰랐던 시절이라 파일 같은데 넣어서 가긴 했던 것 같은데,

보고서 양식따윈 무시하고 뭔가 열심히 쳐서 출력해서 갔다.

신입사원 주제에 나는 CEO에게 직보를 하는 상황이었다.

어찌나 떨리던지. 게다가 우리 CEO는 지금도 겁나 무섭지만 젊었을 때 더 무서웠다!

 

나름 논문을 썼던 실력이라며 논리적으로 기승전결을 써서 갔는데

내가 가져간 서류는 거들떠보지도 않고 하는 말씀.

"그래서 뭘 하고 싶다는 건데?"

아놔. 한줄로 대답할 문제였던건가?

어버버 몇마디 하다 쫓겨나고(!) 그 다음 보고할 때는 정말 간단하게 한장에 정리하고

뭘 말하려는 건지 한줄로 말해야지 하고 준비해갔다.

그랬더니 이번엔 "그래 준비해온 서류 좀 보자"

아놔. 나보고 어쩌라는 거야.

 

나는 그냥 CEO가 나를 괴롭히려고 그러는 줄 알았는데 시간이 지나고보니 그렇지가 않았다.

처음엔 내가 만반의 준비가 되어있다는 것을 알고 핵심을 물어보셨던 거고,

두번째 보고에서는 내가 플랜B의 준비도 없이 덜렁덜렁 하나의 방법만 가지고 왔다는걸

간파하고 자세하게 질문을 했던 거였다.

보고를 하기 위해 자세한 사전작업과 간략한 핵심보고가 필요하다는 것을 몰랐던 시절의 이야기다.

 

보고를 위한 비즈니스 문서는 그래서 더욱 중요하다.

스스로 "보고서의 왕"이라고 말하던 직원이 있었는데

그 사람의 문서가 다른 사람과 엄청난 다른 퀄리티가 있었다기 보단,

보고서만 읽어도 무슨 말을 하려고 하는지를 잘 알 수 있었다는데 차이점이 있었다.

보고서는 그렇게 써야한다.

하지만 그런 보고서를 아무나 쓸 수 있었다면 이런 책도 나오지 않았을꺼고

"보고서의 왕"이라며 스스로 왕관을 쓴 꼴불견(!)을 보지 않아도 되었을 것이다.

 

이 책은 문서의 멘토를 만나 실전에서 적용할 수 있는 다양한 문서작성 도구와

작성방법을 전수받는 방식으로 구성되어 있다.

문서작성을 위해 컴퓨터 앞에 앉으면 머릿속이 하얘지는 초보들에게 권하고 싶은 구성이다.

 

 

비즈니스 문서 작성의 기본은 역시 제목 적기부터 시작된다.

그리고 이어서 많~이 들어왔던 육하원칙도 언급된다.

이건 기본 중의 기본. 육하원칙도 대답하지 못할 문서는 제대로 된 보고서라 할 수 없을 것이다.

 

괜히 잘난척 하며 약어나 어려운 말을 사용해 쓸 것도 아니고,

내 감정을 넣은 글을 넣는 것도 오버다.

그리고 가장 중요한 것. 책임 범위를 구체적으로 명시하는 것도 필요하다.

아무 생각 없이 작성하고 그 뒷감당이 안되는 보고서는 없느니만 못하며,

잘못하다가는 엉뚱한 책임을 져야할 수도 있다.

 

 

나름 오랫동안 교정 작업을 해왔던 나로서는 양이 좀 많다 싶어도 꼭 인쇄해서 검토를 한다.

이건 종이와 잉크가 아깝다고 아낄 일이 아니다.

모니터가 아무리 화질이 좋고 크다고 해도 출력해서보는 것과는 다르다.

오타는 물론이거니와 화면에서 보이지 않던 깨진 레이아웃이며 중복되는 내용 등이

툭툭 튀어나온다. 그렇게 몇번 경험하고 나면 출력을 하지 말라고 해도 스스로 하게 된다.

그리고 본인만 여러번 교정을 보면 나중엔 틀린 부분도 보이지 않게 된다.

신기하게도 처음 보는 사람이 바로 집어내는 중대한 실수를

몇십번 보아온 내 눈엔 보이지가 않는 신기한 상황이 벌어질 때도 많으니까.

다소 다른 사람을 귀찮게 하는 일일 수도 있지만 꼭 주변에게 부탁해서 최종점검을 해보자.

 

 문서를 작성하는 것은 업무의 하나로 생각할 수도 있지만

어떻게 보면 많은 사람들에게 ""를 알리는 기회가 되기도 한다.

그래서 문서작성을 허투루 생각할 수가 없다.

잠깐의 실수로 낸 오타로 타인에게, 특히 나를 평가할 수 있는 사람들에게

"조심성 없는 사람"으로 기억된다면?

평소 두각을 나타내지 못했던 직원이지만 깔끔하고 완벽한 보고서를 제출함으로써

상사에게 "괜찮은 직원"으로 기억될 수도 있는 일.

그저 열심히만 하면 알아줄 것이라 생각하는 것은 이제 옛말이란다.

자신을 잘 포장해서 보여주는 직원에게 더 애착이 가고, 그들에게 더 좋은 평가를 할 수도 있다는 한 상사의 말을 염두에 두자.

 

 

책의 말미에는 보고서를 쓰는데 도움이 될 한글, 워드, 엑셀, 파워포인트의

기초적인 이용법에 대해서도 알려주고 있다.

혹시나 정말 왕초보라서 프로그램을 잘 다루지 못한다고 해도

기본이 되는 사용법은 이 책 만으로도 충분할 것이다.

 

잘나가는 직장인은 못되더라도 "기본은 갖춘 직장인"이 되기 위해,

나를 잘 표현하는 비즈니스 문서 작성을 위한 기본서

<비즈니스 문서 작성의 기술>이다.

 

* 이 리뷰는 출판사에서 책자를 제공받아 작성되었습니다.

 

 

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