직장인이라면 누구나 일잘러가 되고 싶을 것이다. 일잘러의 필수템인 보고서 잘 쓰는 능력은 그야말로 모든 직장인의 로망이다. 15년이 넘는 직장 생활 동안 나의 보고서는 과거 문서 복사하기 붙여넣기 수준이다. 왜 이렇게 됐을까? 나는 왜 더 잘 하고 싶어 하는 마음만 가지고 노력은 하지 않았을까. 그저 9시부터 6시까지 시간만 때우면 된다고 생각한 것일까. 꿈꾸던 직장은 아니었다. 그렇다고 하고 싶은 일이 있었던 것도 아니다. 그냥 대한민국의 절반 이상이 그렇듯이 점수에 맞춰 대학과 전공을 선택하고 학점에 맞는 직장을 찾았을 뿐이다. 그렇게 가늘고 길게 있는 듯 없는 듯 책상 하나를 차지하고 있다. 늦었지만 지금이라도 폼 나게 직장 생활하고 싶은 중고 직장인의 넋두리다.
대기업부터 IT 플랫폼 기업에서 실무를 쌓으며 마케팅, 재무회계, 제안서, 기획서 등 회사에서 쓰이는 보고서란 보고서는 다 만들어본 만렙 능력자다. 탁월한 보고서 실력을 인정받아 지금은 튜터로 활동하고 있다. 그녀의 노하우 쓸어 담아보자.
1장 방향이 잡힌, 잘 만든 보고서
??한 번에 통과되는 보고서는 뭐가 다를까
?? 보고 의도 파악의 첫 번째, 보고받는 사람 파악하기
?? 보고 의도 파악의 두 번째, 보고의 목적 파악하기
?? 보고 의도를 완벽하게 파악하는 방법, 중간보고
2장 헷갈리지 않는, 명확한 보고서
?? 보고 의도에 맞춘 메시지 도출하는 방법
?? 수십수백 장이 한목소리를 내도록 스토리라인 짜는 법
?? 공유를 위한 스토리라인
3장 반박할 수 없는, 탄탄한 보고서
?? 신뢰성과 논리성 높여줄 탄탄한 자료를 선별하는 요령
?? 똑똑하게 자료를 관리하는 요령
4장 한눈에 읽히는, 깔끔한 보고서
?? 깔끔해 보이는 슬라이드의 기본 원칙! 레이아웃, 통일성, 가독성
?? 텍스트보다 간결하게! 메시지 유형별 시각화 방법
?? 워드 엑셀 이메일 메신저, 프로처럼 보이는 양식별 보고법
contents
우리네 회사 생활은 보고서로 시작해 보고서로 끝난다. 하지만 우린 입사 후 보고서 작성 방법에 대해 정확하고 구체적으로 배우지 않는다. 맨땅에 헤딩하는 것과 같이 어설프게 과거의 보고서를 흉내 내는 것으로 시작한다. 주제와 스토리를 구성하는 것도 어렵지만 정말 어려운 건 PPT 작성이다. 화려하고 멋진 동료의 PPT에 나는 기가 죽는다.
상사의 지시로 보고서를 작성해야 한다면 바로 PPT를 열거나 과거의 보고서를 찾기 전에 먼저 보고 대상과 목적, 마감 기한을 먼저 파악해라. 최종 보고자가 사장이냐 팀장이냐에 따라 방향이 달라진다. 긴급성과 중요성을 파악에 일의 우선순위를 정해야 한다.
회사 내에서 쓰는 보고서의 목적은 결국 설득과 공유 두 가지로 나뉜다. 보고서란 결국 보고자가 아닌 보고 받은 사람의 해석에 의해 완성된다. 그러니 보고받는 사람의 니즈를 파악하고 충족시켜야 한다.
우리는 사실 또는 현상을 파악할 때 어떤 일이 일어났고, 왜 일어났으며, 앞으로는 무슨 일이 일어날 것이며, 그에 따라 우리는 무엇을 해야 할 것인가에 대한 의견을 제시해야 한다. What과 Why는 사실을 파악하는 것이고 Predict와 Diagnosis에서는 결과에 대한 평가, 원인 분석, 개선 방안 등 실무자의 의견을 반드시 넣어야 한다. 또한 중간보고를 통해 보고서의 방향성을 점검해야 한다.
보고서를 만들기 위한 자료는 충분성, 신뢰성, 정확성, 적합성을 갖추어야 한다. 현상을 비교 분석하기에 충분한 양의 자료가 있어야 하고, 자료의 출처가 명확하고 공신력이 있어야 한다. 데이터 자체에 오류가 없어야 하며 말하고자 하는 메시지와 직접적인 연관성이 있어야 탄탄한 자료라 할 수 있다.
보고서는 두괄식 구성으로 헤드 메시지를 맨 위에 위치시켜라. 간결해야 한다. 텍스트는 30% 내외로 하고 두 줄 이상이라면 블릿을 이용해 개조식으로 표현해라. 모든 슬라이드는 한 가지 양식으로 통일하여 가독성을 높여라. 충분한 여백이나 줄 간격은 시선을 디자인 요소와 텍스트로 집중시켜 가독성을 좋게 하는 역할을 한다.
실무자로서 경험을 다 보여준다. 내 보고서가 어설픈 이유를 작가님이 하나하나 집어주는 느낌이다. 그녀가 알려주는 비법으로 연습에 연습을 거듭하자. 우리도 프로 일 잘러 가 될 수 있다. 아자!!
좋은 메시지는 문서의 일부분이 아니라 문서 전체의 내용이 반영되어 있어야 한다.
p75
딱 결과만 보고 싶어 하는 사람은 없다.
p87
인간은 유전적으로 대칭을 선호한다. 이는 대칭에서 주는 시각적인 안정감 때문이다. 보고서도 상하, 좌우 대칭을 이룰수록 안정적으로 보인다.
p155
보고서에서 작성하는 색상의 수는 적을수록 깔끔하다. 때문에 보고서에서 사용하는 색상은 회색조를 제외하고 최대 4가지를 넘기지 않는 것이 좋다
p165
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“YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.”